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    基建管理处网站 “处长信箱” 信息管理制度

      一、办理原则

      (一)处长主管此项工作,由办公室专人负责具体工作;

      (二)落实首问责任制,做到下载整理、签批转办、反馈答复环环相扣,及时到位。

      (三)正确对待师生员工的来信,认真办理,确保件件有结果,事事有回音。

      二、职责分工和要求

      (一)办公室专人每天2次上网查阅外来邮件,及时填写《基建管理处网站“处长信箱”处理笺》交处长阅批,并根据处长批示交相关科室(或项目负责人)进行调查处理和督促办理,并归口管理办理结果,限时对外来邮件进行回复。

      (二)处内各科室负责具体处理“处长信箱”中来信反映的问题,并及时回复办公室。

      三、办理程序

      (一)办理

      1、对处长信箱中反映的问题要认真调查、妥善处理、及时回复,不能出现推诿、扯皮现象。

      2、凡属有条件解决的问题,应及时研究解决;条件暂不具备的,应创造条件争取解决;对不符合政策规定的问题,应做好宣传解释工作。

      3、反映的一般问题要在5个工作日内办结,问题复杂的,在15个工作日内办结。对于因客观原因暂时不能办结的要向师生员工说明原因并尽快办结。

      4、对来信咨询有关法律、法规、政策的问题,能直接答复的,及时作出明确的解释或答复;复杂问题协调相关单位予以解释或答复。对投诉、批评和建议类的问题,相关单位调查处理后予以答复。对师生员工反映的热点和难点问题,要进行调研,提出初步处理意见,呈处领导阅示,并按领导批示办理。

      (二)回复

      1、网上来信中留有电话号码的可采用电话回复;只留有电子信箱的采用电子信函回复;对师生员工关心、涉及面广的热点问题办理情况,应在网上予以公开回复,便于公众了解对此类问题的相关政策和解决办法。

      2、回复格式

      (1)如来信人提供了准确姓名的,回复中的称呼使用其姓名;如来信人未提供其姓名,回复中的称呼统一使用“同志”。

      (2)正文提行空两格,统一使用“您好,您的来信已收悉”开头,再详细回复办理结果。杜绝在回复中出现“请找XX部门联系”等字样。回复内容要求语言简洁,能够准确反映办理的真实情况。

      (3)正文结尾,统一使用“真诚地感谢您对基建管理处提出的宝贵意见”或“真诚地欢迎您对我们工作中的不足提出建议和批评”。

      (4)落款处准确注明回复单位的全称及日期。

      3、对有影响的热点和难点问题应适时认真做好回访工作,以检查办理工作的质量和实际效果。

      (三)信息收集、归档

      1、受理电子信函回复后,填写《处长信箱处理笺》归档。

      2、定期对网上信箱电子信函的数量、内容进行统计分类,向处领导提供重要校情民意、重要问题的处理结果和批评建议。

      四、工作纪律

      (一)要树立“服务师生”、师生员工反映的问题“件件无小事”的观念,不得漏登、漏报信件,拖延或贻误办理时机。

      (二)阅办人员要严格遵守保密纪律,不得将涉及检举揭发和属个人隐私等内容的信件外传;未经批准,不得随意扩大信件和有关材料的知情范围。

      五、联系方式

      处长办公电话:87556228       

      邮箱地址:       @hust.edu.com
      办公室电话: 87543224 
      本制度自2014年3月起实行,解释权归基建管理处。

                                                                                                                                                      基建管理处

                                                                                                                                                      二O一四年三月七日