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    基建管理处办公物品管理规定

       

      一、办公用品分类

      (一)基础办公用品

          1、办公桌;2、办公椅;3、文件柜;4、保险柜;5、消毒柜;6、沙发;7、盆景;8、文具盒(筒);9、茶杯;10、茶具;11、烟缸;12、计算器;13、通讯工具。

      (二)日常办公用品

       1、钢笔、圆珠笔(芯)、铅笔、绘图擦、涂改液、直尺;

       2、便笺、信封、软面抄、复写纸、书写纸、卷纸;

      3、订书机、回形针、大头针、图钉、票夹、订书针;

       4、墨水、墨汁、沾水盒、印台、胶水、透明胶、不干胶标签;

      5、茶叶、茶叶筒;

      6、毛巾;

       7、抽屉锁、挂锁;

       8、其它临时急用品。

      (三)特殊办公用品

          特殊办公用品指个别科室所用或服务于全处的办公用品

         1、玻璃板、帐页、帐夹、各类表格、单据;

         2、水瓶、水杯;

         3、传真纸、打字蜡纸、打字油墨、打印纸;

         4、档案袋、文件夹;

         5、灯泡、日光灯、电源插板;

         6、印台、印油;

         7、拖把、空气清新剂、盐、洗衣粉、水桶、纸筐、扫帚、洁瓷净、垃圾袋等清洁用品;

         8、宣传纸、毛笔、绘图纸、美术笔、广告色等;

         9、门锁;

         10、学校统一印制的封夹、手提袋、记事本、纪念品、宣传品及其它小礼品等;

         11、其它临时急用品。

      (四)专项办公用品

      用于会议、接待客人或科室对外开展工作等的特殊办公用品和日常办公用品。

        二、办公物品的购买

        1、办公物品,包括办公设备、通讯设备等,必须由处办公室统一购买,购回的物品,由处办公室负责登记造册,集中保管,计划分配。

        2、为使办公物品做到有计划领用,减少盲目性,提高主动性,办公室在每月二十五日前将申领办公物品登记表发至各科室,各科室应将填好的申领表及时反馈给办公室汇总购进。

        (三)根据办公物品库存情况以及消耗水平,处办公室向处长报告确定购数量。在办公物品库存不多或者有关科室提出特殊需求的情况下,按照成本最小原则,选择直接去商店购买或者订购的方式。

        三、办公物品的保管

      (一)办公物品到达后,由处办公室填制、分管处长签字的“收料单”一式两份,一联交办公室,一联交给档案室。档案室根据“收料单”填写的品名、数量、单价,将实物点验入库后,在“收料单”上签名,登记办公物品实物帐。

      (二)对于办公物品验收入库过程中所发现的有关数量、质量、规格、品种等不相符的现象,档案室有权拒绝办理入库手续

      (三) 设办公物品实物保管帐,办公物品实物保管帐按物品类别、品名、规格分类进行进销存核算,记数量和金额。档案室根据收料单和领用单等及时登记仓库实物帐。

      (四)办公物品一年盘点两次(6月与12月)。盘点工作由办公室负责。由档案室填制盘点表一式三份,一联档案室留存,一联交办公室,一联交分管处长。将实物盘点数与仓库实物帐核对时,如有损耗或损溢应在盘点表中相关栏目内填列,并报分管处长批准,方可作调帐处理,以保证财务帐、实物帐和实物相符合。

        四、办公物品的分发领用及报废处理

      (一)办公物品的对外发放,一律凭办公室、档案室和领用人签字的“领料单”发放。“领料单”一式三份,一联交领用人,一联交档案室作为登记实物帐的依据,一联交办公室。

      (二)办公物品配置标准及费用管理

          1、配置到个人的标准及费用限额;

        (1)部门经理20元/月;

        (2)部门副经理15元/月;

        (3)其他人员10元/月。

        处长、副处长原则上按30元/月标准领用。

        个人根据办公需求领用,符合以上配置标准的,由档案室按标准发放。

        2、配置到科室的办公物品

        科室领用是指本部门共同使用用品,如文件柜、保险柜、打孔机、钉书机等。由科室负责人指定专人领用并负责保管。

        3、凡配置的桌椅等基础办公用品属学校资产,按固定资产管理制度统一建帐、建卡管理,职工不得私自转让、调换,凡丢失、损坏按损失额照价赔偿。正常异动应到办公室办理登记手续。办公室每季定期进行一次核查。

      (三)每周四下午为办公物品发放(领用)时间。

      (四)档案室应定期对用办公物品进行清理,对于确实不能使用的要会同办公室履行报废手续,对于丢失的要及时进行处理,并相应调整台帐,做到帐实相符。

        五、办公物品的监督与调查

       (一)档案室每月30日前将该月办公物品发生费用分类汇总报办公室,将库存情况报分管处长。

       (二)办公物品发放(领用)时,应由档案室负责对应领用人分别建立办公物品台帐,领用人离开单位时,所领用的办公物品应交回,领用人所交回的办公物品应履行相应入库手续,防止流失。

       (三)档案室相关人员工作调动时,必须办理移交手续,由办公室进行监交,接交双方当面点清实物,交清各种凭证和资料,并由交接方和监交人在交接表上签名,只有当交接手续办妥之后,才能离开工作单位。

       (四)未按本规定办理物资入、出库手续而造成物资短缺、规格或质量不合要求和帐实不符,档案室相关人员应承担由此引起的经济损失,办公室主任应负领导责任。