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    项目档案、资料管理办法

      本办法适用于项目的工程文件、行政文件等档案的接收、审查、控制和进行归档、保管、借阅。

       

      一、项目的档案分类

      1、工程审批文件、资质及相关证照。

      2、工程施工档案资料,分为存城建档案馆资料和内部自存资料,并按照单位工程进行细分。

      3、内勤及行政事务文件。

      4、各类声像、光盘、电子文档或磁盘文件。

       

      二、程序

      1、收文

      施工单位、监理单位的工程类文件的接收由工程管理科分管项目管理工程师负责,其它单位文件由计划前期科统一接收。

      2、发文

      向施工单位、监理单位发送的文件由工程管理科分管项目管理工程师负责,工程所用施工图纸及其它文件由计划前期科统一发送。施工过程中的设计变更接收与发送根据设计管理规定统一办理。

      3、归档

      按照国家标准《建设工程文件归档整理规范》和省建设厅《湖北省建设工程竣工档案编制及报送规定》及本处有关文件的规定归档。

      4、档案资料的借阅与作废

      (1)各部门或单位借阅各类文件资料由借阅人填写《借用登记表》,明确归还时间,按期归还,若借阅重要文件资料需经过相关领导批准后方可借阅。

      (2)从计划前期科发出的技术文件、图纸失效或作废后,相关负责人应及时通知使用单位或科室,一律收回并加盖“作废文件”章交计划前期科保存。

       

      三、日常管理要求

      1、施工单位竣工资料的提交时间为:总包工程竣工资料应在总包工程竣工验收备案后15个工作日内提交,分包工程资料应在分包工程完工后15个工作日提交。

      2、竣工资料按来源及去向分为:

      (1)竣工决算资料

      (2)送城建档案馆存档资料

      (3)内部存档资料

      (4)移交使用单位资料,主要包括:

      道路及地下管网竣工图

      各种设备的使用说明书、电路示意图

      其他必要资料

      3、项目整体竣工备案后30天内,前期部应将除决算资料外的全套完整资料移交给处档案室。

      四、支持文件

      1.国标《建设工程文件归档整理规范》.

      2.省建设厅《湖北省建设工程竣工档案编制及报送规定》