基建字（2012）7号
各科室：
为加快推进办公电子化、无纸化进程，提高工作效率，保障档案齐备，推动基建管理水平上新台阶，经处长办公会研究决定，今年各科室均更换了办公用计算机和打印机，并为职工配备了移动硬盘。根据《基本建设档案管理实施细则》（校档【2001】3号）、《基建管理处项目档案、资料管理办法》、《基建管理处办公物品管理规定》、《基建管理固定资产管理规定》等文件规定，现将有关使用和管理要求通知如下：
一、全处职工须自觉爱护及妥善保管好领用的办公设备，领用人即为使用、保管的责任人。
二、对重要的施（竣）工文件资料、图纸的电子文件，相关项目管理人员必须使用移动硬盘进行备份。
三、各科室按职责分工，须将设计方案、可研报告、施工图、工程量清单、预算、招标控制价、招标文件、合同、竣工图（含道路及地下管网竣工图）等电子文件及时送处档案室归档。该项工作的责任人为科室负责人。
四、项目奠基、开工、竣工、图纸会审、质量事故处置以及桩基、结构、土方、电气、给排水、消防、暖通、燃气、弱电、安防、电梯等单（分）项工程所涉重要事项（如隐蔽工程记录），根据工作需要，以数码照片或数码视频方式做好记录，并按相关文件规定送处档案室归档。
五、处办公室负责全处办公用电子设备购置、登记、领用、维护、转移、清理、报废及电子文件归档、管理工作。
特此通知。
基建管理处
二O一二年十二月十一日
